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《岗位说明书大全》之行政管理职位

1.行政经理

(1)职位概要:

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作,组织管理下属人员完成本职工作。

(2)工作内容:

— 组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案;

— 组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行;

— 组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议,负责外联工作及办理公司所需各项证照;

— 起草及归档公司相关文件;

— 搜集、整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记;

— 管理公司重要资质证件;

— 组织好来客接待和相关的外联工作;

— 主持部门内部的建设工作,建设及维护内部网络;

— 协调公司内部行政人事等工作;

— 对控制成本的方法提出建议。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

  • 培训经历:

— 受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。

  • 经 验:

5 年以上行政管理工作经验。

  • 技能技巧:

— 熟练的中英文写作、口语、阅读能力;

— 优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力;

— 较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致;

— 熟练使用办公软件、办公自动化设备。

  • 态 度:

— 做事客观、严谨负责、踏实、敬业;

— 具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神,责任心强。

2.行政助理

(1)职位概要:

协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。

(2)工作内容:

— 协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划;

— 协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;

— 协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;

— 考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导;

— 协助承办公司相关法律事务;

— 参与公司经营事务的管理和执行工作;

— 会务安排。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 行政管理或相关专业大专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 2 年以上行政管理工作经验。

  • 技能技巧:

— 具有较强的时间管理能力;

— 优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力;

— 良好的中英文写作、口语、阅读能力;

— 熟练使用办公软件;

— 熟练使用操作办公自动化设备。

  • 态 度:

— 工作细致认真,谨慎细心,责任心强;

— 具有很强的人际沟通、协调能力,团队意识强。

3.行政主管

(1)职位概要:

协助经理安排、落实行政服务支持工作。

(2)工作内容:

— 组织办好会议接待、娱乐等各项活动;

— 协助制定、监督、执行公司行政规章制度;

— 组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作;

— 管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料;

— 做好办公室人员考勤和处理各种假期;

— 管理公司的公共卫生、食堂就餐工作;

— 发放日常福利、节日福利;

— 购买、管理和维修公司固定资产;

— 完成直属上司交办的临时性工作。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

  • 培训经历:

— 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织、财务会计基本知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 3 年以上行政管理工作经验。

  • 技能技巧:

— 较强的管理能力;

— 良好的中英文写作、口语、阅读能力;

— 熟练使用办公软件;

— 熟练使用操作办公自动化设备。

  • 态 度:

— 做事客观、严谨负责、踏实、敬业;

— 工作细致认真,谨慎细心、责任心强;

— 具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强。

4.总经理秘书

(1)职位概要:

协助总经理完成日常事务性工作。

(2)工作内容:

— 起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;

— 起草公司股东会和董事会的会议材料;

— 作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理;

— 起草、打印、登记和存档总经理签发文件;

— 协助行政部经理做好公司来宾的接待工作;

— 接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录;

— 掌握总经理的日程安排,为总经理接见访客做好预约工作;

— 收发传真,并及时交给总经理处理;

— 完成总经理或行政经理交办的其他工作。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 多种专业背景本科以上学历。

  • 培训经历:

— 受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。

  • 经 验:

2 年以上高级秘书工作经验。

  • 技能技巧:

— 熟悉公司文档管理;

— 良好的中英文写作、口语、阅读能力;

— 熟练使用办公软件及办公自动化设备。

  • 态 度:

— 良好的组织沟通协调能力;

— 工作细致认真,谨慎细心,条理性强;

— 责任心强,勇于承担挑战性的工作;

— 具有开拓精神和团队精神。

5.秘书

(1)职位概要:

安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件,进行文档管理,对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。

(2)工作内容:

— 接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话;

— 收发与回复日常邮件;

— 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告;

— 会谈、会务安排;

— 将信件及其他记录归档;

— 备份信件及其他文档;

— 安排商务旅行,做好预订工作;

— 接待访客;

— 采购、分发和控制办公用品;

— 分发钱款,进行简单的账务管理。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 秘书、中文等相关专业大专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 1 年以上工作经验。

  • 技能技巧:

— 熟练使用操作办公自动化设备,包括计算机、打印机、传真机、复印机等;

— 有良好的文字表达能力,有一定英语基础,具备较强的听说能力。

  • 态 度:

— 认真负责,积极主动执行交办工作;

— 工作效率高,条理性强,有团队合作精神;

— 保密意识强。

6.翻译

(1)职位概要:

做好语言文字之间的互译工作,外事活动的组织接待工作。

(2)工作内容:

— 进行外国语言与汉语之间的口译及其他语言之间的口译;

— 进行外国文字和中文之间的互译或其他文字之间的互译;

— 校订修改译文;

— 在大型国际会议中,利用电子视频系统听取讲演者的演讲,进行同声翻译;

— 对外事活动进行必要的组织管理工作;

— 接待国外来访者并担当翻译。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 外国语言专业本科以上学历。

  • 培训经历:

— 受过行业状况、行业术语、外事礼仪、公共关系、产品知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 2 年以上相关工作经验。

  • 技能技巧:

— 熟悉行业术语,熟悉多国风俗禁忌;

— 能独立完成必要的口译、笔译任务;

— 能承担外事接待活动的组织、翻译任务;

— 良好的口头和书面表达能力;

— 熟练使用办公软件。

  • 态 度:

— 工作严谨认真,耐心细致;

— 善于交际,热情周到,责任心强;

— 具有团队精神,乐于接受挑战性的工作。

7.档案员

(1)职位概要:

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

(2)工作内容:

— 严格执行档案资料保密制度;

— 严格档案入库制度,认真做好分类登记,对档案的分类应做到科学合理,便于查找;

— 档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及

时报告和处理;

— 按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 档案或相关专业大专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过档案管理、信息管理等方面的培训。

  • 经 验:

— 6 个月以上相关工作经验。

  • 技能技巧:

— 熟悉档案管理办法;

— 掌握计算机档案管理信息系统;

— 熟练使用办公软件。

  • 态 度:

— 严谨、有责任心,有团队合作精神;

— 工作认真负责,细致认真;

— 保密性强。

8.前台

(1)职位概要:

做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提高公司运作效率。

(2)工作内容:

— 转接总机电话,收发传真、信件和报刊;

— 接待来访客人,并通报相关部门;

— 管理办公用品,管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材;

— 打印、复印文件和管理各种表格文件;

— 承办员工考勤和外出登记;

— 安排约会、会议室及差旅预定;

— 保管各种手续、手册;

— 更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;

— 协助组织公司活动。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 秘书、中文等相关专业中专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过文书写作、档案管理、财会基本知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 1 年以上行政人事、文秘或相关工作经验。

  • 技能技巧:

— 有良好的文字表达能力,有一定的英语基础;

— 熟练使用办公软件、办公自动化设备。

  • 态 度:

— 工作细致认真,谨慎细心,热情,积极主动;

— 工作效率高,责任心强,具有团队精神;

— 保密意识强。

9.行政事务管理专员

(1)职位概要:

管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障。

(2)工作内容:

— 安排落实上级要求的各项任务,提供相关服务和后勤保障;

— 参与拟订和完善公司后勤管理规范,并监督执行,确保行政后勤管理的顺利进行;

— 负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理;

— 负责公司各类设备、设施维护,水、电、气、热等能源后勤保障工作;

— 进行宣传与安全检查,代表公司与物业部门交涉,管理公司用水、用电情况;

— 办理公司购车、车辆年检的相关手续,安排活动用车,并统计人员用车的费用;

— 对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化;

— 办理上级临时交办的其他工作。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 文秘、财务、后勤管理专业中专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训。

  • 经 验:

— 1 年以上物料管理工作经验,有水暖、电、车辆、食堂等后勤管理工作经验,资产管理经验;

— 大型进出口公司或物流公司工作经验。

  • 技能技巧:

— 能根据公司不同时期的发展需要,提供相应的物资设备配备方案;能根据办公需求、市场行情,制定相应的计划及书面汇报;

— 有一定的英语水平,能熟练使用各种办公自动化设备;

— 良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力。

  • 态 度:

— 人品端正,爱岗敬业,工作态度细致、踏实,能吃苦耐劳。

10.物业主管

(1)职位概要:

管理、监督物业的运营,确保房产设施的正常使用运转。

(2)工作内容:

— 主持设施的日常运行操作、维修和保养的技术管理工作;

— 安排客户报修的接待、报修工作;

— 管理物业的保安、消防、保安、清洁、绿化等工作;

— 检查与指导维修人员工作;

— 核算及监督房屋、大厦的水电费和管理费。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 物业管理或相关专业大专以上学历。

  • 培训经历:

— 受过物业管理、管理学、财务会计基本知识等方面的培训。

  • 经 验:

— 3 年以上客服主管或大堂经理从业经验。

  • 技能技巧:

— 熟悉物业管理的运作,有相关知识与经验;

— 具有一定的财务知识基础;

— 具有较强的组织、管理、协调能力。

  • 态 度:

— 综合素质较好,具有服务意识;

— 有较强的责任心、服务意识及团队合作精神,善于与人沟通;

— 工作踏实,能承担较大的工作压力。

11.法律事务主管

(1)职位概要:

指导公司法务实践,处理公司法律问题,以维护公司法律权利和利益。

(2)工作内容:

— 起草、审查和修改公司各类法律文书及合同;

— 代表公司处理各类诉讼或非诉讼法律事务,维护公司合法权益;

— 主持公司重大经营决策的法律论证和法律保障;

— 负责对公司规章制度、产品进行法律审核,审核公司的合同、制定标准合同;

— 为公司经营管理活动提供法律咨询;

— 管理外聘律师、法律顾问;

— 法律培训。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 法律专业硕士以上学历。

  • 经 验:

— 4 年以上相关工作经验,至少2 年以上诉讼、仲裁实践经验。

  • 技能技巧:

— 具备良好的法律谈判技巧及社会关系;

— 具有很强的法律逻辑思维能力,非常强的分析、处理、应变及解决法律问题的工作能力;

— 通晓所属行业法律事务及法规;

— 良好的中英文写作、口语、阅读能力;

— 熟练使用办公软件、办公自动化设备。

  • 态 度:

— 沟通、协调、语言文字表达能力强;

— 能吃苦、敬业,能承受较强的工作压力;

— 工作细致、认真、严谨,具有团队精神。

12.法律事务助理

(1)职位概要:

协助管理公司法务实践、法律事务,以达到公司各个运营环节、相关部门人员依法办事、不触犯法律。

(2)工作内容:

— 协助公司领导正确贯彻执行国家法律法规,协助起草或组织审查公司的重要规章制度;

— 协助公司各部门负责人正确贯彻执行国家法律法规和公司规章制度,审查公司各部门制定的规章制度;

— 参与公司重大经营决策,依法提出法律意见;在主持或参加公司重大经济活动中,处理有关法律工作;

— 管理公司法律事务,组织做好公司知识产权管理、工商事务、仲裁诉讼等方面的法律事务工作;

— 组织实施对公司员工的法制宣传、培训工作;

— 对公司其他部门违反法律法规的行为提出纠正意见,协助有关部门予以整改。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 法律专业本科以上学历。

  • 经 验:

— 2 年以上相关工作经验。

  • 技能技巧:

— 具备一定的法律谈判技巧及社会关系;

— 通晓所属行业法律事务及法规;

— 良好的中英文写作、口语、阅读能力;

— 熟练使用办公软件、办公自动化设备。

  • 态 度:

— 沟通能力、协调能力、语言文字表达能力强;

— 能吃苦、敬业,能承受较强的工作压力;

— 工作细致、认真、严谨,具有团队精神。

13.法律顾问

(1)职位概要:

审核法律文件,为公司人员提供法律咨询指导,协助公司人员解决法律问题。

(2)工作内容:

— 制定并审核公司的法律文件包括各类合同、协议;

— 参与公司经营决策,依法提出法律意见;

— 负责对公司各部门、各分公司其他参与司法活动的人员提供法律咨询和指导;

— 负责对公司业务进行法律监督,保证公司商业行为的合理合法性;

— 协助公司相关人员和有关部门就业务相关法律问题进行协商。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 法律专业本科以上学历。

  • 经 验:

— 3 年以上相关工作经验。

  • 技能技巧:

— 具有很强的法律逻辑思维能力,非常强的分析、处理、应变及解决法律问题的工作能力;

— 掌握与公司业务相关的国家法律法规;

— 具有职业资格证书;

— 熟练使用办公软件。

  • 态 度:

— 工作细致、认真、严谨,具有团队精神;

— 较强的独立分析和综合判断能力;

— 较强的组织协调能力和创新能力。

14.公司律师

(1)职位概要:

制定法律问题解决方案,着手公司法律行动,以维护公司法律权利和利益。

(2)工作内容:

— 负责公司同供应商合同、分销商代理合同、内部各项管理合同的法律审核;

— 代表公司解决相关的经济纠纷,处理有关仲裁、诉讼;

— 向公司各部门、人员提供法律方面的建议并提出有关保护公司法律权利和利益的方案;

— 指导公司的法务实践;

— 起草、修改重要的商务建议;

— 完成上级的其他相关工作。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 法律专业本科以上学历。

  • 经 验:

— 2 年以上诉讼、仲裁实践经验。

  • 技能技巧:

— 精通公司法、合同法、知识产权相关企业法律事务;

— 具有起草、修改大型法律文书的经验;

— 熟悉公司内部日常的法务工作;

— 熟悉经济案件办案流程;

— 熟练操作办公软件。

  • 态 度:

— 沟通能力、协调能力、语言文字表达能力强;

— 能吃苦、敬业,能承受较强的工作压力;

— 工作细致、认真、严谨,具有团队精神。

15.战略部主管

(1)职位概要:

组织研究、起草、协助推进公司战略与规划。

(2)工作内容:

— 分析产业前景及技术发展趋势;

— 分析经济、政治环境发展变化状况;

— 组织、领导专家对公司发展方向的研究;

— 协助高级管理层制定组织发展战略;

— 协助各事业部制定经营战略;

— 对公司的战略实施进行跟进,并向管理层提供建议。

(3)任职资格:

  • 教育背景:

— 经济、管理相关专业硕士以上学历。

  • 培训经历:

— 受过管理学、战略管理、财务管理、企业运营管理、管理技能开发、宏观经济分析、产业经济学、竞争战略等方面培训。

  • 经 验:

— 有5 年以上企业管理经验。

  • 技能技巧:

— 具备出众的领导管理才能和良好的行业管理理念,熟悉西方先进的企业管理模式;

— 掌握人力资源管理、财务管理及市场运作管理并具有丰富的实际操作经验;

— 具备很强的执行能力,团队组织能力强,注重实效性。

  • 态 度:

— 作风严谨、稳健,具备极强的敬业精神和开拓意识;

— 有用人、决策、公关的综合素质,善于与人深入沟通;

— 精力充沛,能承受较大工作压力。

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