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岗位说明书编写工作的思考

岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位说明书是人力资源管理中最基础的文件,是工作分析的最终结果,又称为职务说明书或职位说明书,是通过工作分析过程,用规范的文件形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务,提供原始资料和科学依据。那么,岗位说明书究竟要说明什么?哪些因素应该包含其中?笔者结合自己的咨询项目经验,在此做一浅析。

岗位工作分析通常是人力资源管理咨询项目必不可少的重要环节,是薪酬、绩效、职业生涯规划、培训等模块的基础。工作分析是对组织中各项岗位的特征、规范、要求、流程以及对完成此工作员工的素质、知识、技能要求进行描述的过程,主要解决工作活动、工作中人的行为、工作中所使用的机器、工具及设备、工作背景、工作对人的要求等六方面重要的问题。工作分析的结果是产生工作描述和工作规范,在人力资源管理咨询项目中,这种结果通常就是形成规范的岗位说明书。

那么,岗位说明书中究竟应包含那些要素项目呢?作为人力资源管理工作的基础性文件,岗位说明书与各个人力资源管理模块都有接口,但能否因此就将所有与岗位相关的人力资源信息全部纳入,并一次性地在工作分析后编写完整呢?项目经验告诉我们,这种目标过于理想化,在实际运作过程中很难实现。岗位说明书的要素设计应结合企业管理的实际需求和基础,逐步在人力资源管理体系搭建和完善的过程中补充、调整。

常用的岗位说明书模板一般包含两大部分内容:岗位描述和任职资格。岗位描述的常见要素包括:岗位基本情况、岗位总体目标、工作职责、工作权限、关键业绩指标、主要工作联系等。任职资格的常见要素包括:教育背景、工作经验、从业资格、知识技能、个人素质等。此外,职业发展通道的相关信息有时也被企业客户要求纳入岗位说明书要素之一。尽管岗位说明书模板有一定的通用性,但不同的企业对于岗位说明书中的要素细节依然有着不同的要求。在此,笔者依据咨询项目经验,选取一些较常见的因素选择问题,谈谈自己的看法。

首先是关键业绩指标。作为人力资源管理咨询项目的三大基本模块之一,绩效管理体系通常紧随岗位管理体系,因此,很多客户希望在岗位说明书中的岗位工作职责之后,列入该岗位的关键业绩指标,以期使岗位说明书的要素显得更加完善。但是,实际项目运作过程中发现,往往关键业绩指标的具体内容直至岗位管理体系模块结束也很难填写完整,仅凭借管理者或任职者的经验,零星填写一些指标,其科学性和可操作性较低,很难达到预期的效果和目的。

究其原因,主要是项目模块操作的逻辑顺序出现了问题。工作分析和岗位说明书是绩效管理体系建立的必备基础。在岗位设置目的、主要工作职责、任职资格等岗位工作分析的关键要素未被确定之前,岗位的业绩结果要求无从谈起。通常而言,一个岗位的关键业绩指标来源于四大方面:1)上级指标分解,主要是所在部门关键业绩指标的分解;2)由岗位主要工作职责产生的预期工作结果;3)绩效期内,岗位阶段性的重点工作;4)岗位任职者的工作短板。除了源自岗位主要职责的预期工作结果外,其他三大方面的指标都有较强的阶段性和个体性特点,不适用于填写在岗位说明书中。

针对上述情况,项目实施过程中通常有两种解决方式:第一种方式,岗位说明书中的关键业绩指标部分,只列入与岗位职责密切相关的业绩指标。即分析岗位主要职责所产生的预期工作成果,并制定相应的业绩标准形成关键业绩指标。这种关键业绩指标明显是不完整的,它仅考虑了关键业绩指标体系来源的一个方面。在实际绩效管理操作中,还需要企业对指标体系进行整体性的完善,而岗位说明书中所列指标,只作为关键业绩指标的来源之一。第二种方式适用于人力资源管理体系相对完善和规范的企业,即岗位说明书基本全面地包含该岗位的关键业绩指标,但要求企业能够做到及时修订。实际操作过程中,企业可以在绩效管理体系建立,岗位关键业绩指标体系基本完善的情况下,将岗位关键业绩指标填写入岗位说明书,但必须做到岗位说明书根据业务变化或阶段性地及时修订,以保证岗位信息和相关业绩指标的有效。同时要说明的是,这种方式下同样不应包含源自岗位任职者的工作短板所提取的指标,以确保岗位说明书“对岗不对人”。

其次关于任职资格。岗位任职资格是岗位说明书中必不可少的一类要素,是岗位对任职者在知识、技能、能力及其他方面特质的要求,通常包括教育背景、工作经验、从业资格、知识技能、个人素质等内容。任职资格通常由任职者本人负责填写,由直接上级审核,或者是公司统一规定。在实际操作过程中,最常见的问题有两个:一是“对人不对岗”,无论任职者还是其直接上级都容易依据目前岗位任职者的实际情况填写任职资格,而非基于岗位本身工作职责的要求。二是岗位任职资格标准不统一,工作性质和层级相似的岗位在学历、工作经验从业资格等项目上要求水平差异明显。

那么,岗位任职资格应该如何要求呢?固然任职资格越高,任职者综合素质得到保障,岗位产出高绩效的可能性也越高,但相应的企业成本也会提升。因此,通常企业所要求的岗位任职资格,指的是岗位任职者基本履行岗位职责所需要具备的最低资格要求,即,岗位任职资格是任职者就任岗位的最低标准,而非越高越好。为保证企业内部岗位任职资格的相对公平,通常学历水平、工作经验等内容,由企业人力资源部门依据客观需要,按职位层级划定统一标准并在公司内推行。而“从业资格”应与岗位主要职责紧密相关,一般指的是任职该岗位所需要具备的国家、行业有关资质,如会计需要会计从业资格证、电工需要电工证、驾驶员需要驾驶执照等。一些更高水准的证书通常是任职者为体现个人价值而额外考取的资质,具备这些资质可能产出更优秀业绩,但并非任职某岗位的必要条件,因此不应作为任职资格要求填入岗位说明书。此外,知识技能、个人素质等要素,虽然是岗位任职资格的必备内容,但应与企业的职业技能评估体系和能力素质模型紧密结合,若企业尚未建立健全上述体系,则应审慎填写岗位说明书中相应内容,建议人力资源部门依据岗位序列、职位层级进行统一规范,以保证岗位任职资格的相对公平和未来与职业技能评估体系、能力素质模型的平稳对接。

最后谈谈职业发展通道。随着企业对人力资本视角的转变和关注度的提升,越来越多的企业开始为员工进行职业发展规划,因此,越来越多的企业希望在岗位说明书中明确员工的职业发展路径,增加类似“可晋升岗位”、“可轮换岗位”等要素。但企业实际操作中,“可晋升岗位”的填写结果通常是该岗位直接上级,而“可轮换岗位”通常是部门内部同级别其他岗位,这种简单而机械的结果往往失去了其原有的目的和效果。造成这种结果的主要原因,通常是企业尚未建立科学、完整的职业发展通道体系,或是企业人力资源相关部门对员工职业生涯发展规划的认识欠缺和偏颇。员工职业生涯发展规划和职业发展通道的设计,与岗位管理体系存在着根本的区别,后者是基于岗位的分析和设计,而前者更多的是人的因素。员工职业生涯发展规划和职业发展通道设计,是在员工个体的主客观条件测定、分析、总结研究的基础上,对员工个人的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡,结合时代特点,根据自己的职业倾向,确定其最佳的职业奋斗目标,并为实现这一目标做出行之有效的安排。这一切的测定、分析和规划都有着强烈的员工个体独立性,以员工个人的主客观条件和意愿为主要基础,这就与岗位工作分析和岗位说明书有着最根本的不同。每个岗位的任职者都是独立的个体,有着各自独立的特点和要求,由于其个人特质的不同,例如性格特征、发展兴趣、知识技能的擅长领域等因素的差异,每个人的职业发展路径都不可能完全相同。也就是说,同一岗位的任职者,由于个体特性差异,其能够晋升和轮换的岗位应有所不同。“可晋升岗位”和“可轮换岗位”等项目,应依据员工个体特征进行设计和规划,而不能够仅基于岗位工作分析的结果,进行一刀切的规定和要求。因此,与员工个体特征紧密相关的职业生涯规划和职业发展通道等相关内容,不适于被列入岗位说明书范畴。

归根结底,岗位说明书并非包罗万象就好。其中究竟要包含那些要素,应取决于企业既有的管理基础、人力资源管理体系建设的实际情况,以及管理咨询项目过程中各个模块的成果预期,并应充分考虑到工作分析作为人力资源管理体系的核心基础环节,与各个模块之间的接口关系。只有建立清晰的人力资源管理体系框架,遵循科学的逻辑顺序开展工作分析及后续人力资源管理各模块的建设和完善工作,使各个模块有机地联系在一起,才能保证整个人力资源管理体系有效运作、充分发挥作用,为企业的长期、可持续发展提供有力保障。推荐的岗位说明书设计流程如下:

一、岗位工作分析

岗位工作分析也就是岗位分析,即是指对某工作进行完整的描述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢?岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析,即(7W1H):

WHO:谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。

WHAT: 在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?

WHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户,也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的人:直接上级、下级、同事、客户等。

WHY:为什么做,即工作对从事该岗位工作者的意义所在。

WHEN: 工作任务应该被要求在什么时候完成呢?

WHERE:工作的地点、环境等。

What qualificatiaons:从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢?

HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。

岗位工作分析是一项复杂的系统工程,企业进行岗位工作分析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。进行岗位工作分析通常使用的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。有了岗位工作分析的结果以后,我们就可以着手制定岗位工作说明书了。

二、岗位工作说明书

也称岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。

另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:

1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。

4.岗位工作责任:包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容),要逐项列出任职者工作职责。

5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位工作分析的结果。此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。

三、岗位说明书的填写

岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。

众所周知,不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。有的是为设计培训方案,提高员工的技术素质;有的是为了制定更切合实际的奖励制度,调动员工工作的积极性;还有的是为根据工作要求,改善工作环境、提高安全性。因此,这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。可一般来说,岗位工作分析主要包括两方面的内容:

(一)岗位描述

岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容:

1、 岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。

2、 岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。

3、 工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。

4、 社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应该说明企业和组织内以及附近的文化和生活设施。

5、 职业条件。由于人们常常根据职业条件来判断和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容特别重要。职业条件说明了工作的各方面特点:工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。

(二)岗位要求

岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。

岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判断与思考能力、记忆力、注意力、知觉能力、警觉性、操作能力(速度、准确性和协调性)、工作态度和各种特殊能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判断的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。

基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职(岗)位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑:

1、 岗位基本信息

岗位基本信息也称为工作标识。包括岗(职)位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。

2、 工作内容描述

这是最主要的内容,此栏详细描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。

3、 任职资格

(1)教育背景 此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时,经常有这样的情况:某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑,如果让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。

(2)经验 此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的一些中、高层管理职位。

(3)技能要求 此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。

(4)个性特质 指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。

(5)培训经历 此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不允许上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。

(6)其它 例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般管理人员则正常上下班等。

4、 责权范围

(1) 责任 指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。

(2) 权力 一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。

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